Hogyan tartsuk a kapcsolatot a könyvelővel?
A könyvelő és az ügyfél között mindenképpen rendszeres kommunikáció szükséges. De hogyan tartsuk a kapcsolatot? Egy fontos szabály van: ha lehet, akkor írásban! Természetesen ügyfélszolgálatunk telefonon is elérhető, és szükség esetén személyesen vagy Teams értekezleten is találkozunk az ügyfelekkel. Azonban, amikor fontos kérdésekről vagy kérésekről van szó, az írásos forma, például egy e-mail üzenet, sokkal jobb, mert nyoma van és nem felejtődik el. Továbbá, mivel sok mindent kell észben tartani, hiszen naponta sok ügyféllel beszélünk, és mindegyiküknek más-más problémája és kérése van.
Ha e-mailt kapunk, azt nem kell felírni, és mivel olyan rendszerben dolgozunk, hogy minden e-mailből feladat generálódik a CRM naptárunkban, azonnal látjuk, hogy minden fontos kérés meg lett-e válaszolva, és a feladat el lett-e végezve, így nem felejtjük el. Az e-maileket utólag is vissza lehet keresni, így látható, ki, mikor és mit kért, és vita vagy reklamáció esetén is nyomon követhető, ki hibázott.
A telefonálás még problémásabb lehet, mert bár ügyfélszolgálatunk munkaidőben rendelkezésre áll, előfordulhat, hogy nem tudjuk felvenni a telefont. Ennek mindig oka van: vagy mással beszélünk, vagy megszakíthatatlan folyamaton dolgozunk, vagy éppen munkaidőn kívül hívnak.
Néhány tipp a könyvelővel való kapcsolattartáshoz
A levél tárgya egyértelműen utaljon a tartalomra, például „számla pótlás, bank kérés stb.”
Ha sürgős a kérdés vagy kérés, az is legyen a tárgyban feltüntetve.
Ha nem érkezik válasz, nem kell többször elküldeni a levelet rövid időn belül.
A kérés legyen egyértelmű, pontosan fogalmazzunk, és adjunk meg minél több információt, hogy ne kelljen a könyvelőnek folyton visszakérdeznie.
Este, hétvégén vagy ünnepnapon biztosan nem olvassuk a leveleket, nekünk is szükségünk van pihenésre, hiszen kipihent aggyal pontosabb lesz a könyvelés is.
Ha az ügyfél leveléből látszik, hogy sürgős a kérés, azt előrevesszük a sorban.
Sajnos nem tudjuk egész nap figyelni a leveleket. Számokkal dolgozunk, ráadásul minden munka határidőre történik. A munkánk nagy koncentrációt igényel, és a hibáink nagyon sokba kerülhetnek. A felelősségünk nagy, ezért ha éppen olyan munkafázisban vagyunk, a legjobb minden zavaró körülményt kizárni, mert ezek kizökkentenek minket a munkából, és nehéz visszatalálni. Néha a könyvelőnek is szüksége van pihenésre, olykor-olykor jár a szabadság. Ezért nem mindegy, hogy egyéni könyvelővel dolgozunk, vagy könyvelőirodával. Könyvelőirodában, ahol több könyvelő van és van ügyfélszolgálat is, szabadság esetén megoldható a helyettesítés. Egyéni könyvelőnél ez általában nem megoldható, így érdemes nagyobb kapacitással rendelkező könyvelőirodát választani.
Szeretne mindig naprakész lenni?
Amennyiben szeretne értesülni a könyveléssel kapcsolatos legfontosabb információkról, iratkozzon fel hírlevelünkre, ebben az esetben Ön automatikusan megkapja a "Hogyan válasszunk könyvelőirodát? (Tudnivalók és tippek)" írásunkat.
