Egy becsületesen dolgozó könyvelőnek számos költsége van. Gyakran halljuk, hogy “csak pár számlám van, pár perc alatt le lehet könyvelni”. Igen, ilyen is előfordul, de ahhoz, hogy a könyvelő ezt pár perc alatt elvégezze és ne órákig tartson, sok évnyi tanulásra, tapasztalatra és pénzre van szükség. Tehát sok időbe és pénzbe kerül, hogy tudjuk, mit és hova írjunk, kinek mit és mikor kell bevallani.
A könyvelő költségei közé tartoznak a jogtiszta könyvelő programok, a kötelező továbbképzések, a folyamatos tanulás, az előfizetések szakportálokra, szaklapokra vagy egyéb szoftverekre. Egy jó könyvelőiroda könyvelői biztosítást is fizet, hogy egy esetleges hiba miatti bírság ne a vállalkozót terhelje.
Ezen kívül a könyvelőnek is fizetnie kell járulékokat és minden egyéb költséget, amit más vállalkozásoknak is. Minden vállalkozó tudja, hogy ha csak a minimálbért és annak járulékait nézzük, az havonta közel 400 ezer forint. Ez 10.000 forintos könyvelési díjjal számolva 40 ügyfelet jelent. De ekkor még csak a minimálbért kereste meg és befizette a járulékokat. Még nem fizetett rezsit, nincs könyvelőprogramja, internetje, telefonja, stb. Hány ügyfél kell ahhoz, hogy mindent kifizessen és meg tudjon élni?
A túl alacsony könyvelési díjért dolgozó könyvelő hogyan tud megélni?
Úgy, hogy nagyon sok ügyfelet vállal. Sok ügyfélnél min fog spórolni? Természetesen azon, ami a legtöbb pénzbe kerül: a tudásán, a minőségen és a ráfordított időn. Ha túl kevés időt fordít a munkára, sok hiba fog keletkezni, amit végül a vállalkozó fog megfizetni.
A felsorolt általános költségeken túl a könyvelőnek leginkább az idejét és a precizitását kell megfizetni.
Hogyan telik a munkaideje a könyvelőnek?
A hónap eleje a bérszámfejtéssel kezdődik: megkapjuk a jelenléti íveket és munkaidő nyilvántartásokat. Ellenőrizzük, hogy minden dolgozó szerepel-e, volt-e valaki táppénzen, és ehhez kaptunk-e orvosi igazolást. Dátumokat és munkaidőket egyeztetünk, és ha valami nem stimmel, értesítjük az ügyfelet. Várjuk a telefonszámlát és a reprezentációs költségekről szóló számlákat is, mert ezekre szükség van a bérszámfejtéshez és bevallásokhoz. Ha minden rendben van és megkaptuk az összes szükséges adatot, számfejtjük a bért, majd elkészítjük a havi járulékbevallást. Kiküldjük az ügyfélnek a bérlapokat, az utalandó járulékokat és adókat, valamint a kifizetendő béreket.
Közeledik a járulék utalási határidő (12-e), de még mindig van olyan ügyfél, akitől nem kaptuk meg a bérszámfejtéshez szükséges adatokat. Már rég mással kellene foglalkoznunk, de az ügyfelet üldözzük, hogy adja meg az adatokat. Ez idő- és energiaigényes, holott a szerződésünk egyértelműen tartalmazza, meddig kell elküldeni az adatokat.
Közben érkeznek a feldolgozandó számlák az ügyfelektől. Az ideális ügyfél tartja magát a szerződésben foglalt dátumokhoz, ami általában a hónap első napjaiban van. Az ügyfél érdeke is, hogy minél előbb eljuttassa az anyagot a könyvelőnek, mert annál előbb tudja meg, mennyi a fizetendő adója, áfája..
A könyvelési anyag manapság változatos formában érkezik: elektronikusan, hagyományosan papíron vagy vegyesen. A kimenő számlák esetén sok esetben hozzáférünk a számlázóprogramhoz és látjuk a kimenő számlákat. Lehetőség van a számlázóprogramokban elérhető adóhatósági adatszolgáltatás fájlt az ügyféltől megkapni és beolvasni. A NAV online adatszolgáltatásban jelentett számla adatokhoz is hozzáférünk. A bejövő számlák esetében is elektronikusan, hagyományosan papíron vagy vegyesen fogadjuk a számlákat. Papír alapon több eset lehetséges: ha nem rendezetten kaptuk meg az anyagot, először válogatunk. A szatyorból az asztalon rendszerezünk, a legjobb, ha szépen lefűzött, sorbarendezett dossziét kapunk. Elektronikus esetben is sokféle módon érkezhet az anyag: ha rendetlen, akkor a gépünkön pakolgatjuk mappákba, átnevezzük, a képekből PDF-et készítünk, kicsinyítünk, nagyítunk, hogy jobban lássuk a homályos, elmosódott számlát a monitoron. Ezek a dolgok sok időt vesznek el. Azok számára, akik szkennelik a számlákat, irodánkban lehetőség van egy web alapú iktató program használatára, ahová feltölthetik a számláikat PDF formában, akár egyszerre egy egész mappányi képet is. Ezek alapján történik a könyvelés.
Ezután nekiállunk rögzíteni az adatokat és feldolgozni a számlákat. Ez hol több, hol kevesebb időt vesz igénybe, és gyakran néhány számlát tovább tart könyvelni, mint több száz másikat. A devizás esetek, pénzforgalmi áfás, fordított áfás, le nem vonható áfás tételek, évek között áthúzódó teljesítésű vagy áfás tételek könyvelése a legnehezebb. Nyilvántartásokat vezetünk, jegyzetelünk és levelezünk közben az ügyféllel, és keresgélünk a törvényekben.
Időközben mindig jönnek speciális kérések: felmondott egy dolgozó, de jött helyette másik. Kilépő és belépő igazolások, bejelentések. Szünetelés, adatváltozás és sok-sok a vállalkozás pénzügyeivel kapcsolatban felmerülő kérdés. Van, hogy azonnal biztos választ tudunk adni, de van, amikor utána kell nézni. Ezek a dolgok időigényesek. Lehet olyan nap, amikor délután tudunk csak haladni a könyveléssel, mert órák mennek el egy-egy kérdés megoldásával, vagy a levelek és telefonok megválaszolásával.
Az ÁFA bevallás határideje 20-a. Ahogy közeledik a határidő besűrűsődnek a dolgok. Aki nem külde el időben az anyagot az hátrányt szenved. Mivel évi 12 milló Ft az áfa körbe kerülés értékhatára ezért a legtöbb ügyfélnek ÁFA bevallási kötelezettsége van.Negyedévente még nehezebb a helyzet, mert olyankor a havi Áfa bervallások mellé a negyedéves Áfa bevallások is jönnek, illetve negyedéves KIVA, cégautó, környezetvédelómi termékdíj stb... bevallások.
20-a után jön az alanyi mentesek könyvelése az OSS bevallás, valamint ilyenkor egyeztetjük a főkönyvet az analitikus nyilvántartásokkal, gyártjuk a nyilvántartásokat, mert a törvény ezt írja elő. Ellenőrizzük a főkönyvi kivonatot, rendbetesszük az esetleges hibákat. Az ügyfeleknek megírjuk a hiánylistát, ha pótolja, akkor azt is lekönyveljük, átvezetjük..stb. Megnézzük, hogy a NAV minden bevallást felkönyveltünk-e. stb. Rengeteg minden van, amit a hónap elején félre kell tenni, mert a könyvelési teendők és a határidők miatt nincs rá idő. Ezeket próbáljuk 20-a után rendbe tenni.
A legnehezebb a negyedévet követő hónapok, vagy az év elejei nyitási feladatok miatti plusz teendőket elvégezni, különösen pedig a májusban esedékes társasági adóbevsallás és mérleg leadási határidő miatti plusz munkát beszorítnai a többi feladat közé.
Gondolj ezekre amikor az jut eszedbe hogy miért is kell könyvelési díjat fizetned.
Ha úgy gondolsz a könyvelőre, mint egy fizetett rosszra, akit te fizetsz, de valójában az államnak dolgozik, akkor ne minket válassz!
Szeretne mindig naprakész lenni?
Amennyiben szeretne értesülni a könyveléssel kapcsolatos legfontosabb információkról, iratkozzon fel hírlevelünkre, ebben az esetben Ön automatikusan megkapja a "Hogyan válasszunk könyvelőirodát? (Tudnivalók és tippek)" írásunkat.
